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10 etapas para criar uma melhor cultura de trabalho remoto (no Slack)

Eu venho gerenciando e liderando equipes e fornecedores remotos e distribuídos há anos (minha primeira ferramenta de bate-papo de projeto não foi o Slack, nem o Hipchat, mas o Pidgin (!)) - e agora que o coronavírus repentinamente nos lembrou que não somos repentinamente por ser adepto de trabalhar em conjunto digitalmente como pensávamos, achei útil compartilhar os maiores problemas que muitas empresas não entendem ao criar uma cultura de trabalho remota positiva (principalmente ao usar o Slack).

1. Seja claro sobre os horários em que você precisa estar disponível um para o outro e explique-os. Durante esses períodos, você não deve ficar longe da máquina (por um período não razoável) ou levar horas para responder. Esse problema cria um atraso na decisão, onde algo que pode ter sido tratado em 15 minutos leva uma série de mensagens, atrasos, mensagens, atrasos e assim por diante - até que se tornem horas e, às vezes, dias.

Você simplesmente precisará explicar isso para algumas pessoas da sua equipe. Eles não estão acostumados a equilibrar essa disponibilidade, pois todos vocês compartilham paredes na mesma sala. Isso simplesmente não era necessário. Agora, para alguns, será. Seja educado sobre isso - você não está dizendo às pessoas que elas não podem almoçar ou ir ao banheiro. Você está pedindo às pessoas que informem se elas precisam sair ou lidar com uma tarefa. Você está tentando impedir que seus negócios ou projetos diminuam para um rastreamento.

2. Use seu Slack efetivamente - crie canais destinados a comunicação geral e canais destinados a tipos explícitos de mensagens. Alguns clássicos que usamos são 'alertas-x', 'bugs' 'fora do escritório'. Use canais de 'alertas' para feeds do sistema via webhooks ou zapier que mantêm as pessoas informadas sobre a atividade, mas não coloque todos os seus alertas em um canal.

Faça o 'alertas-github' ou 'alertas-hospedagem' e, posteriormente, fazer tudo isso em um canal fará com que sejam ignorados. Se você estiver preocupado com a possibilidade de criar fadiga de canal, torne os canais de alerta opcionais ou em "pequenos grupos de sistemas conectados", como "engenharia de alertas" ou "vendas de alertas".

Não seja burro, mas não permita que os canais se envolvam para nunca estar no tópico. Tente mantê-los razoavelmente focados.

3. Não bloqueie os canais do Slack que outros possam observar porque querem, não porque precisam. Lembre-se de que ver a atividade nem sempre é um fardo cognitivo - em áreas de trabalho remotas, ver a atividade geralmente é um lembrete de que você faz parte de uma equipe.

O bloqueio de canais do Slack apenas proíbe outras pessoas de ver atividades que possam lembrá-las do que está acontecendo e do quanto todos estão trabalhando para alcançar os mesmos objetivos. Bloqueie canais que PRECISAM ser privados, por razões legais ou de RH, com certeza - mas não forçam a privacidade quando não necessário.

4. E, por outro lado, seja claro sobre quais canais são necessários e quais não são. Não sobrecarregue sua equipe com o convite necessário para 100 canais, porque para alguns, isso fará com que eles se sintam à vontade de seguir todos eles. É melhor discutir isso e garantir que você e sua equipe estejam na mesma página.

Deixe que eles saibam que você está feliz em tê-los em tantos canais quanto eles quiserem acompanhar, mas aqui estão aqueles em que eles precisam estar, dada sua função ou departamento. Qualquer outra coisa é opcional e, se for demais, eles podem sair.

5. Quando você agrupa canais ou departamentos - e muitos canais do Slack, organiza-os com um prefixo alfabético -, ajuda a manter o Slack limpo ao ver 'alertas de vendas', 'vendas em geral' 'notícias de vendas' (por exemplo ) do que tentar encontrar os canais de vendas como 'news-sales' e nomes não consistentes. Use o alfabeto para agrupar verticalmente para sua vantagem.

Trabalhar com os clientes geralmente é ainda pior. Você pode ter muitos canais internos e externos. Crie padrões de prefixo ou sufixo que ajudarão sua equipe a identificar facilmente os canais internos e os que estão conectados a parceiros, fornecedores ou clientes.

Exemplo: # cliente-int-amigo # cliente-int-dojo # cliente-ext-amigo # cliente-ext-dojo # engenharia # engenharia-notícias # geral # alertas-de-vendas # bate-papo de vendas # vendas-semanais

6. E isso é para mim, o mais importante - comunicar proativamente o que você está fazendo - se tornar 'compartilhador'. Na cultura de trabalho remoto, o maior fracasso geralmente é que sua comunicação se divide em dois tipos - coisas aleatórias e divertidas, e coisas de trabalho 'quando você precisa de algo'. Você tem seus canais de piada e seus canais de 'ei, você fez o que gosta'. Na verdade, essa necessidade de continuar perguntando 'isso já aconteceu' ou 'já aconteceu' '- geralmente é porque você não criou uma cultura remota na qual as pessoas compartilham o que estão fazendo proativamente.

Como você pode saber que isso é um problema? Você já esteve em uma equipe e viu 24 horas ou 48 horas passar e ninguém postou nada em um canal do Slack? Esse é um sintoma de sua equipe não entender o valor de compartilhar atualizações 'apenas para manter os outros informados'. Imagine isso em um escritório. Você passou dois dias e não tinha nada para discutir. Não consigo imaginar uma empresa operando assim.

Isso é especialmente comum em equipes pequenas, onde todos representam todo o departamento / função de trabalho. Todos podem estar relatando seus itens de volta ao CEO, mas possivelmente em bate-papos particulares ou em ligações. Esse negócio está funcionando remotamente, mas não está criando uma cultura de trabalho remota. Isso não está ajudando as pessoas a entender como distribuir melhor as informações da equipe, em um ambiente remoto. É melhor você liderar o exemplo para a equipe, mostrando frequentemente como você compartilha. Algo como:

“Apenas atualizei os cartões Asana e organizei tudo. Movemos alguns dos itens que não avançamos de volta para a geladeira e algumas coisas que concluímos na lista de tarefas concluídas. Em seguida, tentarei adicionar detalhes aos próximos dois cartões na lista de pendências e já o tenho pronto amanhã. ”

Não há solicitação ou pergunta, nada que alguém realmente precise saber, mas você está modelando uma equipe na qual a conscientização e o esforço do grupo são comunicados, não apenas um sistema responsivo

7. E mencionado brevemente acima, mas também importante - tente evitar mensagens privadas o máximo possível. As decisões-chave ou o histórico de planejamento de algo não devem ser tomadas em um 1: 1 que não possa ser visto por outras pessoas ou que seja difícil de lembrar. Tente manter conversas de departamento nesses grupos de folga quase sempre.

Se você estiver trabalhando com clientes, isso é especialmente verdade. Não faça essa ação sozinho, mas tente garantir que todos da sua equipe enviem as conversas dos clientes de volta aos canais de grupo. Convos de clientes particulares podem resultar em RH, conversas legais ou apenas difíceis acontecendo em um local onde você não pode acessar ou ajudar na triagem, caso alguma coisa saia do caminho.

8. E por aquelas conversas 'divertidas', eu digo, capacite-as. Tivemos canais para canais de 'curadoria de notícias', 'curadoria de música', 'vídeos de curadoria' e 'negócios', 'aleatório' e 'gif'. Tente permitir que as pessoas ainda tenham personalidades e mostre-as.

https://slackmojis.com/

A maioria das equipes é realmente muito boa nisso, e o Slack obviamente o suporta com reações emoji, suporte cigano e assim por diante. Você provavelmente não precisará fazer muito trabalho aqui, mas às vezes pode ser útil não deixar essa divisão acontecer entre sua 'liderança' e sua equipe, onde a parte divertida do Slack é algo que a equipe faz e a liderança não. . Isso apenas agrava os silos de gerenciamento que são gerados em configurações não remotas.

9. Lembre-se e explique à sua equipe que indivíduos têm diferentes estilos de comunicação ao usar ferramentas de bate-papo remoto. Algumas pessoas podem parecer bruscas ou até zangadas com a maneira como você interpreta as mensagens - mas pode ser apenas o estilo de escrita delas. Tente incentivar sua equipe a ler as interações remotas e de bate-papo através das lentes de 'Não posso atribuir emoção a essa pessoa com base no bate-papo, então é melhor eu perguntar.'

Pessoalmente, sou culpado disso - onde meu tempo e largura de banda me deixam usando muitas respostas curtas e rápidas. Eu tento pegar minhas equipes em algum momento e lembrá-las de que não é raiva e não estou chateada, apenas a natureza de como me comunico ao manipular itens. Esse bate-papo e a vontade de tê-lo são sempre úteis.

10. E sair do Slack por um momento - se puder, peça à sua equipe para sempre ativar o vídeo durante as conversas em grupo - ou especialmente durante as reuniões com os clientes. Lembre-se de que, ao final do dia, ver outro rosto humano é um benefício emocional e psicológico que sua equipe precisa conectar.

O Slack é uma ótima ferramenta e, apesar de todo o sentimento anti-Slack, vi reunir equipes e projetos apaixonados de maneiras que criam amizades duradouras e negócios de enorme sucesso para toda a vida - no entanto, não é um rosto. conversa presencial, e nunca será. Tente ser essa pessoa para sua equipe, para que eles o conheçam, mesmo que pareça mais fácil, às vezes.