10 dicas para os gerentes liderarem equipes durante a crise do coronavírus

Escrito por Kristina A Nardi e Gina Urgena

Sua empresa configurou um canal social para compartilhar as atualizações mais recentes do COVID-19, a liderança principal envia um e-mail aos funcionários com frequência, se não diariamente, e os funcionários podem visitar um "hub" do COVID-19 para obter perguntas frequentes e informações. Além disso, a liderança determina que todos os funcionários que podem trabalhar em casa o façam até novo aviso. Agora você está em casa, gerenciando sua equipe remota em meio a uma crescente crise mundial. E há trabalho a ser feito. Soa familiar?

Se você é gerente de profissionais do conhecimento, a pandemia de coronavírus provavelmente colocou você e sua equipe em situações com as quais nunca lidou antes. Em tempos normais, sua equipe fica nas proximidades, você se encontra regularmente pessoalmente, toma café com os membros da equipe e eles param na sua mesa para fazer perguntas. Você vê essas soluções de quadro branco juntas, almoçando e falando sobre planos de fim de semana. E-mails longos da empresa e chamadas virtuais rígidas substituíram a colaboração, o trabalho em equipe e o camaradagem com os quais você e sua equipe estão acostumados. A resposta de cima para baixo da sua empresa pode ser ótima, mas você não tem certeza de como liderar sua equipe no dia-a-dia. Aqui estão dez coisas que você pode fazer a partir de agora.

1) Defina expectativas para a equipe, como uma equipe.

Facilite uma discussão em equipe para determinar as expectativas de trabalho remoto em conjunto. Decida com antecedência quais expectativas você deseja estabelecer (e por que) versus o que a equipe pode decidir em conjunto. Você deve definir expectativas sobre qualquer coisa relacionada às políticas e práticas da empresa, bem como à segurança de seus funcionários. Por exemplo, deixe claro que você espera que sua equipe leia os e-mails da empresa e siga as diretrizes.

As expectativas para determinar como equipe incluem: horas principais em que a equipe completa está disponível; dias / horas específicos de "trabalho profundo" em que os membros da equipe não agendam reuniões ou interrompem uns aos outros; como permanecer conectado além de e-mail e reuniões (por exemplo, salas de bate-papo virtuais, mensagens instantâneas); e normas da equipe em chamadas e mensagens de texto, incluindo horário de funcionamento. Gaste tempo antecipadamente pensando em sua própria posição sobre esses tópicos, especialmente o que você é e o que não concorda e por quê, para que você possa articular objetivamente seu ponto de vista à sua equipe.

Envie o convite para a reunião com uma mensagem pessoal explicando o que você deseja realizar, por que e quais decisões você deseja que sua equipe tome juntos - para que eles tenham tempo para se preparar. Considere solicitar a opinião de sua equipe sobre quais expectativas eles desejam determinar, além daquelas que você propõe.

Use um quadro ou documento virtual para mostrar a agenda e as idéias que a equipe realiza, peça informações a cada membro da equipe e use abordagens democráticas como votação para decidir sobre pontos de vista concorrentes. Após a reunião, envie e publique as decisões da equipe para estabelecer as expectativas como prática.

2) Aumente suas conexões.

Os membros da sua equipe podem ficar mais apreensivos em contatá-lo por e-mail ou bate-papo, porque é diferente de parar na sua mesa por alguns minutos ou pegá-lo na cozinha. Menos conexões com você podem resultar em falta de clareza de prioridades, dificultar o compartilhamento de ideias e fazer com que os membros da sua equipe sofram sem a orientação ou o treinamento de que precisam. Evite isso instituindo pontos de contato mais frequentes e eficientes com sua equipe. Por exemplo, uma reunião diária de 15 minutos em que cada membro da equipe compartilha “o que concluiu desde ontem”, “o que planeja concluir hoje” e “o que está atrapalhando” é uma ótima maneira de manter um ao outro informado e remover rapidamente os obstáculos.

Se você já tem encontros individuais com cada um dos membros da sua equipe, ótimo. Caso contrário, comece agora. Peça aos membros da sua equipe para definir a agenda. Incentive-os a incluir atividades e projetos nos quais precisam de mais orientação ou orientação de você. Peça-lhes para compartilhar sua agenda com você com antecedência, para que você possa se preparar. Evite usar o one-on-ones como relatórios de status; em vez disso, use-os como tempo de trabalho com o membro da equipe para ajudá-lo a seguir em frente.

3) Defender o autocuidado.

Durante esses períodos de alto estresse e ambiguidade, é importante que sua equipe se lembre de cuidar de si mesma. É como aquelas instruções de comissária de bordo no avião: você deve colocar sua máscara antes de ajudar os outros. Entre em contato com os membros da equipe para garantir que eles estejam envolvidos em qualquer atividade de redução de estresse que funcione para eles, seja na caminhada, na leitura ou na meditação. Certifique-se de que você, como líder, esteja fazendo o mesmo. Você será mais eficaz em apoiar sua equipe se você não for um monstro gigante do estresse!

4) Criar comunidade (virtual).

Você não pode ir para o happy hour, mas ainda pode compartilhar e conectar-se. Envolva os membros da sua equipe para que você não precise ser criativo sozinho. Por exemplo, abra um bate-papo ou um quadro virtual e peça aos membros da sua equipe que enviem uma idéia de como eles desejam criar conexões enquanto trabalham virtualmente. Pergunte a eles como desejam continuar as tradições de equipes, como as comemorações de aniversário. Apoie suas idéias e dê-lhes posse sobre a execução.

Faça coisas simples e com pouco esforço, como: Convide os membros da equipe a alternar entre fazer uma pergunta do dia como "onde é o seu destino de férias favorito" ou "qual programa de TV você está fazendo?" E comentar as respostas um do outro. Institua “Win ​​Wednesday”, onde todos compartilham uma vitória pessoal ou profissional da semana passada. Inicie um desafio decidido pela equipe, como ler um número definido de páginas em um livro por semana ou entrar em etapas diariamente. Faça os coffee breaks de segunda-feira de manhã, onde todos ligam o vídeo em um horário definido e compartilham sobre seus fins de semana.

5) Crie canais de comunicação de equipe virtual dedicados.

Seja um bate-papo em grupo ou uma mensagem instantânea em qualquer plataforma que sua organização use, configure canais para que a equipe mantenha contato com atualizações, projetos ou apenas compartilhe fotos divertidas, como assar biscoitos com a família ou as travessuras de seu cão ou gato. Crie também um canal de grupo, por exemplo, um texto de grupo, para mensagens e emergências mais urgentes.

6) Comunique-se com transparência.

Compartilhe o máximo de informações possível com sua equipe. Mesmo se você não tiver todas as respostas ou informações, comunique o que puder. Não há problema em dizer: "Eu ainda não sei - deixe-me descobrir e voltar para você" ou "Eu o informarei assim que tiver mais informações sobre isso". Quando existem falhas de comunicação, os funcionários podem “inventar histórias” para preencher as lacunas, o que pode levar à disseminação de informações erradas e ao aumento da ansiedade.

7) Faça o check-in com cada membro da equipe individualmente.

Reserve um tempo para realmente entrar em contato com os membros da sua equipe, como durante as reuniões individuais. Faça perguntas como “com o que você está preocupado”, “como está indo trabalhar em casa - o que está funcionando para você e o que não está”, “o que você pensa que não estamos falando” e “o que eu poderia fazer para melhor suporte você ”para abrir a porta para o membro da sua equipe. Ouça, evite interrupções e compartilhe de volta o que ouvir com suas próprias palavras para verificar o entendimento. Tome medidas com base no que você ouve, para que sua equipe tenha o apoio necessário durante esse período.

8) Dê permissão.

Ajude sua equipe a saber que não há problema em pedir o que eles precisam. Compartilhe que você reconhece que a situação de todos é diferente e que eles saibam que deseja trabalhar com cada pessoa para descobrir o que é certo com base em suas circunstâncias únicas. Isso deixa claro para sua equipe que eles podem abordá-lo e você trabalhará em conjunto para encontrar soluções que funcionem para os dois. Isso ajuda bastante a aliviar o estresse que os funcionários desenvolvem para conversas como essa.

Seja aberto sobre sua própria situação, mesmo que cômica. Por exemplo, no início de uma ligação, informe sua equipe que eles podem ouvir seu cachorro latindo ou seus filhos em segundo plano. Ou mostre ao grupo sua caneca de café favorita e compartilhe a história por trás dela. Convide sua equipe para compartilhar também. Gestos como esse ajudam sua equipe a se sentir confortável e apoiada no ambiente doméstico, sobre o qual eles podem não ter controle total.

9) Empatia e equilíbrio do modelo.

A maneira como você age e reage influencia a maneira como sua equipe age e se sente. Você fica aborrecido quando um membro da equipe tem que desistir repentinamente de uma ligação porque seu filho precisa de alguma coisa? Outros membros da equipe reagirão da mesma forma. Você está online das 7:00 às 21:00 e ainda está enviando e-mails durante a noite? Sua equipe pensará que precisa refletir isso. Você evita usar seu vídeo em chamadas? Sua equipe também.

Os níveis de estresse são altos à medida que sua equipe navega em novas formas de trabalho, responsabilidades em casa e interrupções em suas rotinas. Lembre-se disso durante suas interações e comunicações. Aquele membro da equipe que precisa desligar repentinamente da ligação? Tente dizer “Tudo bem. Estamos todos fazendo o nosso melhor agora. Nós nos encontraremos mais tarde. Quebrando para o dia? Compartilhe com sua equipe que você está encerrando sessão para poder se exercitar e convide-os a compartilhar o que estão fazendo para se manterem ativos. Participando de uma reunião de equipe? Informe à sua equipe que você planeja usar o vídeo e convide-os a fazer o mesmo, se quiserem.

10) Modele uma mentalidade positiva.

Assim como seu comportamento serve como modelo, sua mentalidade também. Não há dúvida de que estamos em um tempo sem precedentes. Em vez de se concentrar em todos os desafios, pense nas oportunidades. Quais são alguns resultados positivos dessa situação? Essa é uma oportunidade para sua equipe se conhecer melhor e aprender novas maneiras de colaborar efetivamente? Essa nova forma de trabalho está gerando eficiência, comunicação aprimorada e uma equipe mais coesa? Em vez de ter uma mentalidade de vítima, considere o que você gostaria de criar juntos como uma equipe para apoiar um ao outro e ampliar a conexão e a colaboração.

Como gerente, você sabe que sua equipe recebe as dicas de você. No momento, é uma oportunidade incrível para você modelar os comportamentos, a mentalidade e as ações que manterão sua equipe engajada e produtiva e darão o apoio necessário.