5 dicas práticas para gerenciar novas equipes remotas durante o coronavírus

Foto cedida por wocintechchat / Flickr

No ano passado, nossas equipes no WhereBy.Us foram totalmente remotas. Nossa equipe já estava distribuída nos EUA e optamos por formalizá-la como uma maneira operacional para garantir que os funcionários “solitários” que trabalham sozinhos em várias cidades tenham os mesmos hábitos e acesso que aqueles que reuniram o IRL. Também nos poupou dinheiro, a força vital de qualquer startup.

Construir uma cultura verdadeiramente remota leva tempo. Ainda não o dominamos e provavelmente nunca o faremos. Toda mudança de pessoal e toda mudança de operação também é uma mudança de cultura. A cultura da empresa está em constante evolução, com ou sem os gerentes, e permanecer engajado com essas mudanças é uma das nossas maiores responsabilidades de liderança.

É verdade que trabalhar com IRL tem vantagens. As equipes colocadas têm mais "colisões criativas" através de conversas no corredor ou coffee breaks rápidos. Você pode tolerar menos disciplina sobre a documentação, porque há alguém por perto que pode ajudar as pessoas por meio de uma ferramenta ou processo desconhecido, e a interrupção cara a cara se sente menos perturbadora para nós, não-robôs. Problemas urgentes são resolvidos mais rapidamente. Questões não urgentes permanecem não urgentes por mais tempo.

Mas, para os gerentes, trabalhar juntos no espaço físico também significa que o que realmente está acontecendo na sua empresa pode ser menos óbvio. As lacunas são mais facilmente varridas para fora da vista. O trabalho nas operações e na cultura é menos trabalhoso. O trabalho remoto, para todos os seus desafios, pode forçar você e sua empresa a se tornarem mais intencionais, mais atenciosos e mais resistentes aos desafios da mudança.

Adotar trabalho remoto sob pressão e durante uma crise global de saúde é uma tarefa especialmente difícil. Na semana passada, meus DMs e e-mail foram preenchidos com pedidos de ajuda daqueles que precisam rapidamente diminuir o modo inteiro de trabalho de sua equipe para proteger a segurança e a saúde de seu pessoal. Aqui estão alguns hábitos práticos que aprendemos que sua empresa pode se adaptar rapidamente para facilitar a interrupção.

1. Comece com seus calendários.

Acostumar-se ao calendário pesado de uma equipe remota é um grande ajuste, mas é vital. As equipes remotas devem agendar deliberadamente a comunicação que é facilmente organizada ad-hoc na vida real. E você precisa de muito mais visibilidade sobre quando seus colegas de equipe estão disponíveis e quando interrompe o trabalho mais importante de todos - realmente trabalhando. Todas as nossas reuniões são videoconferências e todas as agendas incluem uma, mesmo que as equipes estejam trabalhando pessoalmente. (Mais vídeos em um minuto.) Nossa equipe trabalha em sprints semanais e nossas reuniões são assim:

  • Pontapé inicial: Dedicamos 15 minutos para a empresa se orientar para o sprint. Analisamos o roteiro e identificamos bloqueadores urgentes, atualizamos a empresa sobre qualquer coisa que os executivos resolverem no fim de semana e respondemos a quaisquer perguntas enviadas ao nosso formulário anônimo da AMA.
  • Standups: precisamos que nossas equipes façam check-in diariamente de seus trabalhos. Provavelmente, é melhor optar por iniciar uma videoconferência, mas algumas equipes confiam inteiramente no Slack, outras fazem uma combinação de ambas. Suas equipes sabem o que precisam, portanto, inicie-as e confie nelas para se adaptar. O ponto é a comunicação diária consistente sobre o que fizemos, o que estamos fazendo e o que está nos impedindo de concluir nossas tarefas de sprint.
  • Retrocessos e kickoffs da Sprint: Novamente, é melhor confiar em suas equipes para decidir o que elas precisam. Muitas vezes, um pontapé inicial é simplesmente um confronto de segunda-feira para garantir que sabemos o que estamos fazendo. as retrospectivas da equipe são obrigatórias em nossa empresa e demoram mais. Queremos saber o que correu bem, do que não temos certeza e no que precisamos trabalhar no final de cada sprint, e forçamos uma conversa específica sobre a saúde da nossa equipe. Isso é compartilhado entre as equipes em nosso All-Hands Retro, juntamente com um resumo de nossas métricas, o que realizamos e demonstrações do trabalho concluído.
  • Particulares: essas são as suas reuniões mais importantes como gerente e precisam ser sua principal prioridade a cada semana. Os 1 contra 1 são a melhor oportunidade para descobrir o que está acontecendo em sua equipe e a melhor oportunidade para garantir que seu pessoal esteja saudável, crescendo e mantendo o trabalho no alvo para o resto da equipe. Defina e revise metas individuais. Faça perguntas consistentes. Tente ouvir três ou quatro vezes mais do que fala. Revise suas anotações com antecedência para entender o crescimento e o desenvolvimento de cada pessoa, semana a semana. Peça feedback sobre a equipe e sobre como você pode melhorar como gerente.

Experimente prazos específicos para o trabalho em equipe. Seu pessoal precisa trabalhar em conjunto e precisa de um tempo dedicado para que isso aconteça. Quando começamos, definimos dois calendários internos de duas horas para toda a empresa, para garantir que as equipes tivessem tempo dedicado a colaborar em tarefas como pesquisa, workshop, brainstorming e crítica. Pedimos aos líderes da equipe que marcassem essas reuniões às sextas-feiras para o próximo sprint e que qualquer hora não utilizada na sexta-feira, o fechamento dos negócios estava livre para ser agendado.

2. Por padrão, ligue o vídeo e anote tudo nas reuniões.

Quando começamos a trabalhar remotamente, consultei alguns amigos da Vox e Zapier para obter conselhos sobre como fazê-lo corretamente. Duas das coisas mais importantes que aprendi foram padronizar o vídeo e otimizar a comunicação por escrito.

Meu estilo de gerenciamento remoto é opcional, exigido por documentação.

Como gerente, é seu trabalho garantir que essas coisas aconteçam e definir o tom de cada reunião. Ligue sua câmera. Peça a todos que façam o mesmo. Você precisa ler o rosto e a linguagem corporal das pessoas, portanto precisa dessas dicas visuais. Configure suas agendas. Faça anotações em documentos compartilhados primeiro para demonstrar como é feito e, em seguida, você pode passar a responsabilidade. (Os gerentes devem sempre permanecer na rotação do escriba. O nosso é um trabalho de serviço. Não faça isso sozinho, mas também não fique com preguiça.)

Com o tempo, aumentamos um pouco as regras de vídeo de equipe para equipe e de reunião para reunião, mas os hábitos de anotações apenas se aprofundaram. Equipes remotas precisam escrever. Eles precisam se comunicar muito bem para superar a distância. Eles precisam de registros escritos de decisões para ajudar as pessoas a se integrarem e permanecerem no topo do trabalho. A documentação é imprescindível para fazer todo esse trabalho, e isso inclui a documentação da reunião.

Se você estiver gerenciando remotamente pela primeira vez, algumas das primeiras coisas a serem identificadas são as deficiências de documentação em seus sistemas e processos. Para começar a corrigi-los, mantenha uma lista compartilhada de necessidades de documentação e comece a eliminá-las como tarefas de sprint para você e seus colegas de equipe.

3. Aproveite a comunicação assíncrona.

O trabalho remoto requer profunda confiança em seus colegas de equipe. Para obter o melhor desempenho de sua equipe, você precisa se preocupar menos com quando ou como eles funcionam, fora de seus acordos internos sobre horários de trabalho, responsabilidades de relatório etc. Se você gerencia principalmente pairando, terá uma dificuldade com esta transição.

A comunicação assíncrona é um ativo. As pessoas são diferentes. Alguns funcionam melhor logo de manhã (), outros são corujas noturnas. As pessoas têm responsabilidades familiares diferentes e responsabilidades pessoais também. O trabalho remoto permite flexibilidade para acomodar essas diferenças, e isso é uma vantagem para toda a equipe.

Estabelecemos "horas de trabalho" para a empresa quando esperamos que as pessoas estejam on-line, mas somos extremamente flexíveis quanto a isso de equipe para equipe e empregado para empregado. Algumas pessoas precisam de mais estrutura para permanecer no caminho certo. Você pode ajustar para isso também. É uma boa ideia fazer check-in da produtividade durante o seu 1 contra 1.

Apenas sua caixa de diálogo básica do Slack para standups.

Criei um Slackbot para standups¹ que adaptamos ao longo do tempo para entender os itens básicos do check-in diário: O que você fez hoje? quais são os próximos passos? Você está bloqueado em algum trabalho?

Agora, enviamos no final do dia e adicionamos novas perguntas: Quais foram suas vitórias hoje? O que você aprendeu hoje? O momento incentiva as pessoas a terminar o dia em um horário razoável e as perguntas nos incentivam a terminar o dia pensando no que realizamos e no que nos energiza.

E alguns dias são realmente difíceis. Acho que também nos tornamos mais honestos em nossas anotações, o que é bom para a nossa cultura. Eu também acho que aprendemos muito mais um sobre o outro. Meus colegas estão aprendendo sobre culinária, idiomas, história, estão indo para eventos legais, treinando para coisas, treinando e mentorando, e fazendo todo tipo de coisas que podem ou não estar totalmente relacionadas ao trabalho que as ajudam a crescer. Eles me inspiram diariamente.

Principalmente, incentive mais comunicação do que qualquer um que considere necessário. Se você usa uma ferramenta de bate-papo como o Slack, publique notas sobre quando está offline e incentive as pessoas a manter seus status atualizados e a respeitar os status de outras pessoas. Se alguém estiver trabalhando em horários estranhos, peça que ele configure um respondedor de e-mail sobre quando retornará. Confie e ajuste.

4. Normalize o AFK e o tempo de "desligamento".

A comunicação assíncrona também pode levar algumas pessoas ao desgaste. Ninguém pode estar "sempre ativo". Como gerente, você define o tom de como sua equipe entende a cultura em torno disso. Seus hábitos se tornarão os hábitos de sua equipe.

Envie uma mensagem e defina seu status quando você estiver se afastando do teclado para passear ou buscar seu filho ou almoçar. Informe as pessoas ao fazer login cedo, para que você possa sair mais cedo. Desative as notificações e atualize seu status quando precisar ignorar o Slack por algumas horas e se concentrar em suas tarefas. Se algo é realmente urgente, todos temos números de telefone em nossos perfis. Ligar ou enviar mensagens de texto é uma válvula de escape, mas, na minha experiência, a maioria dos problemas pode esperar até você voltar.

5. Projete algumas colisões.

Ninguém se encontra no corredor quando você trabalha à distância. Por mais contra-intuitivo que pareça, você precisa agendar algumas interações para sua equipe que não sejam sobre trabalho. Isso pode começar da maneira mais simples possível, planejando “coffee breaks” digitais ou conversas rápidas com seus colegas de equipe.

No ano passado, começamos uma nova rotina chamada What's Been Up Wednesday. (No momento, estou reformulando isso um pouco, mas vamos recuperá-lo na próxima semana ou duas.) Todo mundo que quiser participar pode entrar no Zoom por meia hora no final de uma quarta-feira e compartilhar o que é acontecendo em nossas vidas fora do trabalho. Também fazemos entrevistas com funcionários - quais programas, livros, podcasts, etc., você entrou recentemente.

Nesse pequeno momento, aprendemos muito mais sobre as paixões, personalidades e famílias um do outro. Construímos um pouco mais de camaradagem em nossa equipe e acho que nos ajudou a nos ver como pessoas inteiras, e não apenas como colegas de trabalho.

Também iniciamos um almoço e aprendemos séries nas quais mensalmente convidamos especialistas, consultores ou pessoas que admiramos para compartilhar sobre seu trabalho. Essas conversas nos permitem coletivamente desviar o olhar, ampliar nosso pensamento e aprender juntos. E eles nos dão ótimas idéias para nos empolgar e planejar roubar.

A coleta de dados já começou. E forrei essa velha caixa de cigarros com feltro para transformá-la em uma bandeja de dados que eu posso levar em viagens de trabalho. As obsessões por DND ficam realmente muito rápidas, pessoal.

Uma das melhores coisas sociais que me aconteceram pessoalmente este ano foi entrar em um jogo semanal semanal de Dungeons and Dragons que meu colega Michael começou a organizar dentro de nossa empresa. Alguns de nós jogam semanalmente, outros colegas entram e saem, e é claro que também fizemos novos amigos fora da empresa durante o jogo. Acontece que algumas horas de adulto fingem que toda semana é muito bom para o meu cérebro. Se você não é tão nerd quanto nós, considere hospedar algum Pictionary ou Jackbox em uma vídeo chamada. Ou jogue juntos online. Ou talvez crie um clube do livro ou de culinária para sua equipe.

Eu tenho uma regra rígida sobre "sem diversão forçada em família", portanto todas essas atividades são totalmente opcionais. A opcionalidade protege as pessoas que estão realmente ocupadas, têm outros compromissos ou que simplesmente não querem se socializar. Isso está ok. Nem todo mundo é um marceneiro, e há outras maneiras de se envolver.

Temos canais "esquadrões" para leitura (profissional e recreativa), jogos, música e muito mais. Temos canais "roube isso" para destacar outros trabalhos que admiramos. Compartilhamos muitos memes e gifs. Fazemos um ao outro muitas perguntas "burras". As pessoas planejam encontros quando estão nas cidades umas das outras. Incentive a conversa. Seja o primeiro a chegar. Risco de parecer idiota. Risco de ser vulnerável.

Eu realmente espero que suas equipes não sejam afetadas pelo COVID-19, mas as emergências à parte, a maioria das empresas, especialmente as de mídia e tecnologia, exigem pelo menos algum trabalho remoto atualmente. Se você for forçado a se adaptar agora, talvez algumas dessas dicas o ajudem a melhorar seus hábitos ou, pelo menos, pensar de maneira diferente sobre como sua equipe trabalha remotamente. Agradeço suas dicas e sugestões sobre como melhorar também. Administrar uma empresa - remota ou não - é uma intensa experiência de aprendizado. Eu adoraria aprender com você.

Rebekah Monson é co-fundadora e COO da WhereBy.Us, uma startup de tecnologia de mídia que atualmente está colaborando com crowdfunding. Saiba mais sobre a empresa e como investir em republic.co/whereby-us.

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