5 dicas simples para comunicação eficaz durante o COVID-19

O vírus COVID-19 afeta a todos nós. O impacto disso tem dominado as notícias nas últimas duas semanas. Nestes tempos de incerteza, as pessoas procuram uma fonte confiável de informações.

De acordo com o Edelman Trust Barometer 2020 (uma das principais agências de comunicação do mundo), 74% das pessoas temem que haja muitas notícias falsas e informações falsas sendo disseminadas sobre o vírus COVID-19. E quase metade deles (45%) indica que tem sido difícil encontrar informações confiáveis ​​e confiáveis ​​sobre o vírus e seus efeitos.

“45% dos funcionários indicam que é difícil encontrar informações confiáveis ​​e confiáveis” - Edelman Trust Barometer 2020

Escusado será dizer que em tempos como esses, pessoas de todo o mundo estão olhando sua liderança em busca de informações e orientações. As pessoas consideram seus empregadores uma fonte confiável de informações; portanto, precisamos (mais) nos comunicar com nossas equipes e membros da equipe.

fonte: https://www.edelman.com/research/edelman-trust-covid-19-demonstrates-essential-role-of-private-sector

É (como sempre) uma questão de fornecer as informações certas, no momento certo, para as pessoas certas e repetir e reforçar, especialmente em tempos de crise. Cabe à liderança não apenas garantir que seu pessoal esteja bem informado, mas também motivá-lo e dar a previsão de que seremos mais fortes com isso como empresa e que somos capazes de manter os negócios, restaurar a saúde pública e sair por cima no final.

Nas últimas semanas, vimos clientes em todo o mundo aproveitando o Spencer, nossa plataforma de comunicação com funcionários, como um meio de se comunicar com seus funcionários - em setores verticais, indústrias e culturas.

Com base na quantidade de publicações feitas na plataforma Spencer

As estatísticas confirmam a pesquisa acima mencionada: os funcionários consideram a voz, orientação e instruções de seus empregadores como um recurso crítico em tempos de crise.

Analisamos o conteúdo publicado e a resposta dos funcionários em toda a nossa base de clientes e identificamos uma série de práticas recomendadas.

1. Seja proativo, aja rapidamente

Sempre que possível, nossos clientes são proativos nas medidas tomadas. Desde o estímulo ao trabalho remoto, até medidas sanitárias e de higiene - elas freqüentemente as abordavam antes que o governo as pedisse.

Então, conforme as diretrizes oficiais foram reforçadas ou reforçadas, todas elas agiram com muita rapidez (em questão de minutos ou horas) para reemitir internamente essas diretrizes governamentais e vinculá-las a medidas internas já aplicáveis ​​ou recém-emitidas.

Diretrizes de referência, listas de verificação, documentos e vídeos.

A aceitação dessas mensagens pelos funcionários foi a mais alta - parafrasear as diretrizes oficiais em ações organizacionais, poucas horas após as declarações oficiais, é um aspecto crítico na construção de uma comunicação de crise confiável.

2. Contextualize sua orientação

A maioria dos nossos clientes também personalizou suas mensagens de acompanhamento. Eles reiteram o impacto específico, solicitação ou medidas para públicos-alvo específicos: consultores de viagem, pessoal de chão de fábrica, trabalhadores sanitários ou prestadores de cuidados em lares idosos ou instituições de atendimento, etc.

Quanto mais específico você puder orientar os respectivos públicos, mais próximo poderá adaptar os conselhos ao contexto deles, mais impactante será a mensagem.

E é a combinação da mensagem geral, reforçada com o "que esperamos de você", que tem o impacto final.

Se você não possui esses recursos de personalização profunda.

Escusado será dizer que o primeiro elemento na personalização da mensagem é abordar os funcionários em sua língua materna. O tom, as nuances e a escolha da palavra são fundamentais para gerenciar uma situação muito emocional e incerta.

3. Seja consistente e repita

A consistência é fundamental, repita o que já foi feito, enfatize o que permanece no lugar e depois fale sobre o que há de novo. Seus funcionários buscam confiabilidade, garantia e isso exige estabilidade na sua mensagem e tom.

Vimos até clientes indicando antecipadamente, quando era de se esperar uma nova atualização - para demonstrar que a organização está no topo da situação e divulgará suas orientações em breve. Outros sempre escolheram uma hora do dia para reiterar e atualizar a situação.

4. Maximize seu alcance e impacto

Obviamente, muitos de nossos clientes optaram por uma plataforma de comunicação com funcionários como a Spencer, para garantir que eles possam alcançar sua equipe descentralizada, seus funcionários remotos - colarinhos azuis e brancos - como e quando necessário.

Se essa não é a sua configuração, aproveite todos os meios para transmitir sua mensagem, sejam mensagens de texto, e-mails, sinalização digital, quadro branco ... E mesmo quando você tem um canal para alcançar todos os funcionários, os outros canais podem ser usados para chamar a atenção ou direcionar tráfego. Verifique se o seu conteúdo está atualizado em um só lugar e aproveite os pontos de contato que você tem para levar seus funcionários para lá.

5. Seja específico e direto ao ponto

Por fim, vimos o maior impacto com mensagens específicas e nítidas. As listas de marcadores e as ilustrações visuais podem ajudar bastante a fornecer clareza, mantendo-a breve e clara. As mensagens em nossa plataforma eram frequentemente curtas e concisas em "novidades" e tinham mais profundidade para recapitular o que já foi feito, para reiterar as medidas tomadas ou esclarecer ainda mais as novas medidas e diretrizes.

Use uma plataforma de comunicação interna

Em muitos setores, os funcionários estão trabalhando em casa e há uma clara aceitação das ferramentas de colaboração e das soluções de mensagens ponto a ponto. Estes são excelentes canais para facilitar o nosso trabalho remoto.

A comunicação organizacional, no entanto, as medidas tomadas, as orientações da liderança ... devem ter seu canal dedicado. Você não quer “o importante” misturado com “o urgente e talvez menos importante ou mesmo não importante”. Um canal dedicado, sem barulho ou distração, para alcançar todos os funcionários em tempo hábil e relevante é fundamental.

E se seus funcionários estiverem combatendo o vírus ou garantindo suprimentos de alimentos ou drogas; apoiá-los, abraçá-los, guiá-los, treiná-los.

Juntos, podemos alcançar grandes coisas!